ТОМСКАЯ ОБЛАСТЬ
ГОРОДСКОЙ ОКРУГ
ЗАКРЫТОЕ АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
СЕВЕРСК

АДМИНИСТРАЦИЯ
ЗАКРЫТОГО АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
СЕВЕРСК

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 июня 2015 г. № 1187

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ЗАТО СЕВЕРСК

В соответствии со статьей 41 Устава городского округа ЗАТО Северск Томской области (с изменениями) постановляю:
1. Утвердить прилагаемое Положение об общем отделе Администрации ЗАТО Северск.
2. Признать утратившим силу постановление Главы Администрации ЗАТО Северск от 03.09.2009 № 2959 "Об утверждении Положения об общем отделе Администрации ЗАТО Северск".
3. Контроль за исполнением постановления возложить на Управляющего делами Администрации ЗАТО Северск Коваленко В.В.

Глава Администрации
Н.В.ДИДЕНКО





Утверждено
постановлением
Администрации ЗАТО Северск
от 11.06.2015 № 1187

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ЗАТО СЕВЕРСК

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Общий отдел Администрации ЗАТО Северск (далее - Общий отдел) является структурным подразделением Администрации ЗАТО Северск (далее - структурным подразделением).
2. Целью работы Общего отдела является высокая эффективность деятельности Администрации ЗАТО Северск (далее - Администрации) в области документирования управленческой деятельности Администрации.
3. Общий отдел в соответствии со структурой Администрации подчинен заместителю Главы Администрации по общим вопросам.
4. Структура и численность работников Общего отдела утверждаются Главой Администрации.
5. В своей деятельности Общий отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Уставом (Основным Законом) Томской области и законами Томской области, нормативными правовыми актами Администрации Томской области, Губернатора Томской области, Уставом городского округа ЗАТО Северск Томской области, иными муниципальными правовыми актами ЗАТО Северск, а также настоящим Положением.

II. ЗАДАЧИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

6. Задачами Общего отдела являются:
1) обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации;
2) методическое руководство ведением делопроизводства в структурных подразделениях;
3) организация работы по оформлению, учету и хранению в установленном порядке нормативных документов Администрации и корреспонденции (поступающей и отправляемой), вводу их в базу данных системы автоматизированного делопроизводства и документооборота "Гран-Док" в соответствии с технологической инструкцией;
4) организация контроля за своевременным выполнением структурными подразделениями, а также муниципальными предприятиями и учреждениями постановлений и распоряжений Администрации, решений Думы ЗАТО Северск, поручений Главы Администрации, данных на совещаниях и по поступившим (входящим) документам;
5) организация работы приемной Главы Администрации;
6) организация оповещения (приглашения) должностных лиц на совещания у Главы Администрации; заместителей Главы Администрации (по поручению).

III. ФУНКЦИИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

7. В целях реализации своих задач Общий отдел выполняет следующие функции:
1) разрабатывает и внедряет нормативные, методические документы, бланки документов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, проводит семинары по вопросам совершенствования документационного обеспечения в структурных подразделениях;
2) координирует деятельность структурных подразделений по вопросам делопроизводства;
3) оказывает методическую помощь подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям:
а) в подготовке проектов муниципальных правовых актов ЗАТО Северск;
б) в организации контроля за исполнением правовых актов Администрации и поручений Главы Администрации;
4) формирует Сводную номенклатуру дел Администрации;
5) разрабатывает квартальный план работы Администрации в соответствии с Регламентом Администрации;
6) организует:
а) аппаратные совещания Администрации;
б) совещания "Час контроля";
7) ведет:
а) протоколы аппаратных совещаний;
б) протоколы совещаний "Час контроля";
в) совещаний, проводимых у Главы Администрации;
8) рассылает протоколы проводимых совещаний руководителям структурных подразделений;
9) осуществляет приемку проектов документов от исполнителей и формирует папки с документами для подписания Главе Администрации и Первому заместителю Главы Администрации;
10) осуществляет прием поступающей (входящей) корреспонденции, ее регистрацию с использованием системы автоматизированного делопроизводства и документооборота "Гран-Док" по единой входящей нумерации (кроме корреспонденции, поступающей из федеральных органов исполнительной власти, и корреспонденции с грифом "Для служебного пользования", каждая из которых учитывается отдельно) и направление в структурные подразделения в соответствии с резолюцией Главы Администрации;
11) осуществляет регулярные (не менее двух раз в день) прием и рассылку корреспонденции по электронной почте;
12) регистрирует с использованием системы автоматизированного делопроизводства и документооборота "Гран-Док" и направляет по адресам отправляемую (исходящую) из Администрации корреспонденцию;
13) осуществляет контроль за исполнением постановлений и распоряжений Администрации, решений Думы ЗАТО Северск, поручений Главы Администрации, данных на совещаниях и по поступившим (входящим) документам;
14) ежемесячно готовит:
а) информацию Главе Администрации о состоянии выполнения правовых актов органов местного самоуправления ЗАТО Северск и поручений Главы Администрации;
б) предложения Главе Администрации о применении мер ответственности к должностным лицам структурных подразделений за несвоевременное исполнение документов Думы ЗАТО Северск, Мэра ЗАТО Северск, Счетной палаты ЗАТО Северск и поручений Главы Администрации;
15) осуществляет:
а) контроль за качеством подготовки проектов правовых актов Администрации;
б) создание электронной базы правовых актов Администрации;
16) размещает на официальном интернет-сайте Администрации постановления Администрации по социально значимым вопросам;
17) ежемесячно предоставляет:
а) копии постановлений Администрации для формирования Регистра муниципальных нормативных правовых актов Томской области (в соответствии со списком, согласованным с Правовым комитетом Администрации) на бумажном и электронном носителях;
б) копии постановлений и распоряжений Администрации по социально значимым вопросам для ведения баз данных справочно-правовых систем "КонсультантПлюс", "Гарант";
18) ведет журнальную систему учета выдачи корреспонденции структурным подразделениям и представителям организаций ЗАТО Северск;
19) обеспечивает доставку отправляемой (исходящей) корреспонденции в организации ЗАТО Северск и в городской узел почтовой связи;
20) копирует (тиражирует) тексты постановлений и распоряжений Администрации, а также других документов и направляет по адресам согласно спискам рассылки;
21) выдает заверенные копии постановлений и распоряжений Администрации по запросам юридических и физических лиц в соответствии с установленным порядком;
22) заверяет документы, подписанные Главой Администрации и его заместителями, хранящиеся в Общем отделе;
23) ведет справочно-информационную работу с документами Администрации, хранящимися в Общем отделе;
24) организует работу по учету и хранению законченных делопроизводством дел Администрации и передаче их в городской архив Администрации в соответствии с руководящими документами Росархива;
25) выполняет машинописные работы для руководства Администрации;
26) участвует в мероприятиях Администрации по мобилизационной подготовке, в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций.
8. В целях выполнения задач и функций, осуществляемых Общим отделом, его работники имеют право:
1) требовать от структурных подразделений своевременного представления в Общий отдел проектов постановлений, распоряжений и справочных материалов к предстоящим совещаниям у Главы Администрации;
2) запрашивать у структурных подразделений, организаций ЗАТО Северск отчеты, информацию о выполнении решений Думы ЗАТО Северск, постановлений, распоряжений Администрации и поручений Главы Администрации, а также другие необходимые для работы материалы и документы;
3) возвращать на доработку некачественно подготовленные документы;
4) вносить на рассмотрение Главы Администрации предложения о заслушивании информации руководителей структурных подразделений Администрации, руководителей муниципальных организаций о выполнении документов, стоящих на контроле в Общем отделе;
5) вносить предложения руководству Администрации по улучшению организации делопроизводства и контроля в Администрации;
6) пользоваться в установленном порядке документами и информационными банками данных Администрации;
7) использовать для заверения документов в установленном порядке:
а) печать Администрации с изображением Государственного герба Российской Федерации;
б) печать Администрации, предусмотренную распоряжением Главы Администрации от 30.06.2003 № 808 "О печати Администрации ЗАТО Северск";
в) печать Общего отдела.

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

9. Общий отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой Администрации по представлению Управляющего делами Администрации ЗАТО Северск. В случае временного отсутствия начальника Общего отдела его обязанности исполняет назначаемый Главой Администрации ЗАТО Северск специалист Общего отдела по представлению Управляющего делами Администрации ЗАТО Северск.
10. Начальник Общего отдела:
1) руководит деятельностью отдела на основе единоначалия;
2) вносит предложения по формированию структуры и штатного расписания Общего отдела;
3) распределяет между работниками Общего отдела служебные обязанности, закрепляемые в их должностных инструкциях;
4) вносит предложения Главе Администрации о приеме, перемещении, освобождении от должности, а также о поощрении работников Общего отдела и наложении на них дисциплинарных взысканий;
5) подписывает от имени Общего отдела письма, справки и иные документы Общего отдела;
6) несет персональную ответственность за выполнение отделом задач и функций, предусмотренных настоящим Положением.
11. Работники Общего отдела выполняют свои обязанности в соответствии с настоящим Положением, должностными инструкциями, Правилами внутреннего трудового распорядка Администрации, Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации" и Законом Томской области "О муниципальной службе в Томской области".
12. Работники Общего отдела несут персональную ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей и соблюдение должностных инструкций.


------------------------------------------------------------------